Prima di spiegare come conservare le fatture elettroniche, è necessaria una premessa.
Secondo quanto disposto dal’art.2220 C.C, “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture. Le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
Pertanto le fatture elettroniche devono essere necessariamente conservate digitalmente; a tal proposito, l’operatore economico può:
- conservare le fatture elettroniche gratuitamente, per un anno, sul portale “Fatture e corrispettivi” messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
- oppure scegliere un programma apposito per la conservazione digitale (ad esempio InfoCert, Aruba, ecc.).
Caso particolare è quello che riguarda i minimi e forfetari in quanto per tali soggetti l’obbligo di conservare le fatture elettroniche in formato digitale sussiste solo nel momento in cui decidano di ricevere le fatture elettroniche in tale formato, infatti ad essi viene riconosciuta la possibilità di continuare a ricevere la documentazione in formato cartaceo/analogico e pertanto sottrarsi da tale obbligo.
COME ATTIVARE IL SERVIZIO PER CONSERVARE LE FATTURE ELETTRONICHE
Accedendo all’Area riservata il soggetto passivo nella sezione “Fatture e corrispettivi” avrà la possibilità di attivare il servizio di conservazione elettronica.
I passaggi fondamentali da effettuare sono:
- cliccare sul link Accedi alla sezione Conservazione. Si aprirà una pagina che consente di prendere visione del manuale del servizio di conservazione, all’interno del quale sono descritte tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione;
- SOTTOSCRIVERE l’Accordo di servizio. Selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche, così come anche le note di variazione, emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio, saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.
L’adesione al sevizio di conservazione è consentito anche attraverso intermediari, anche diversi da quelli individuati dall’articolo 3 del DPR 332/1998, a cui è stata attribuita delega da parte del cedente/prestatore (fornitore) o cessionario/committente (cliente).
LA FATTURA ELETTRONICA IN FORMATO PDF
Resta inalterata la possibilità di conservare la fattura elettronica in formato pdf. Pertanto, le imprese e i professionisti che adottano la conservazione sostitutiva possono utilizzare tale sistema anche per le fatture elettroniche convertite in pdf. Questo vale in riferimento all’articolo 23-bis, comma 2 del D.Lgs 82/2005 (codice dell’amministrazione digitale) in base al quale “le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”
Tale concetto viene poi confermato con la circolare dell’Agenzia Entrate 13/E/2018 secondo cui ciascun operatore, in conformità alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione anche copie informatiche in uno dei formati previsti (“PDF”, “JPG” o “TXT”).
Inoltre all’interno di questa circolare viene precisato che il servizio gratuito di conservazione che viene messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate non è limitato a una tipologia di destinatario delle fatture (soggetto passivo, privato o altro), ma riguarda le fatture elettroniche in generale e quindi anche quelle emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione e transitate tramite SdI.
